Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van RUNSO Coaching. RUNSO Coaching is een eenmanszaak gevestigd te Heerenveen en wordt uitgevoerd door Renzo Boersma. Renzo Boersma is de privacycontactpersoon van RUNSO Coaching en het eerste aanspreekpunt voor alle privacy-gerelateerde vragen.

RUNSO Coaching houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Contactgegevens:

• RUNSO Coaching – Renzo Boersma
• E-mail: info@runso.nl
• KvK: 91127076
• BTW: NL004867908B18

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van de dienst die je afneemt, kan ik de volgende gegevens verwerken:

Contactgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Adres (alleen indien relevant voor facturatie)

Intakegegevens

• Informatie uit het intakeformulier over je hulpvraag, leefstijl, context en doelen
• Medische achtergrondinformatie voor zover je die zelf deelt en relevant is voor de coaching
• Persoonlijke situatie (werk, thuissituatie, stressbelasting)

Trajectgegevens

• Voortgang binnen het traject (via wekelijkse check-ins)
• Aantekeningen uit intake- en voortgangsgesprekken
• De Huidige Afspraken (jouw persoonlijke afspraken)
• Voortgangsmetingen en voortgangsfoto's (voor-, zij- en achteraanzicht), alleen als je die zelf aanlevert en als dat is afgesproken

Financiële gegevens

• Factuurgegevens en betaalinformatie

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de coachingdiensten uit te kunnen voeren. Zonder deze gegevens kan het traject niet volledig worden geleverd.

Beeld- en publicatiemateriaal

• Citaten, resultaten, een beschrijving van jouw situatie of foto's, als ik die met jouw aparte toestemming gebruik op mijn website, social media of in mijn nieuwsbrief

Hiervoor vraag ik altijd vooraf en apart om schriftelijke toestemming, per onderdeel. Die toestemming is volledig vrijwillig: of je die geeft heeft geen invloed op je traject, de begeleiding of wat je betaalt. Je kunt haar op elk moment intrekken, zonder reden. Wat je hebt gedeeld over ziekte, medicatie of behandeling wordt nooit gepubliceerd – ook niet anoniem.

Herroepingsverzoeken

• Naam, e-mailadres, de datum van aanmelding en het moment waarop je herroeping binnenkomt

Gebruik je de herroepingsfunctie, dan verwerk ik alleen deze gegevens – niet meer dan nodig is om je overeenkomst terug te vinden en je herroeping te bevestigen. Het formulier draait op mijn eigen website in plaats van via een externe formulierdienst; je gegevens gaan dus niet naar een derde partij zoals een enquêtetool. Voor de opslag en de bevestigingsmail maak ik wel gebruik van mijn hosting- en e-mailprovider, die als verwerker optreden. Je hoeft geen account aan te maken en je hoeft geen reden op te geven.

Calculator & nieuwsbrief

• De gegevens die je invult in de calculator (leeftijd, lengte, gewicht, geslacht, doel en het obstakel dat je aangeeft) – uitsluitend om je uitslag te berekenen
• Je e-mailadres en (optioneel) voornaam – alléén als je apart toestemming geeft voor de RUNSO-startreeks en verdere e-mails; zonder die toestemming bewaar ik je e-mailadres niet

Vul je de calculator op mijn website in, dan gebruik ik je invoer alleen om je uitslag te berekenen. Die berekening gebeurt in je eigen browser: je lichaamsgegevens (leeftijd, lengte, gewicht, geslacht, doel en het obstakel dat je aangeeft) worden niet naar mij of naar een derde partij verstuurd, en je uitslag zie je altijd op het scherm, ongeacht verdere keuzes. Geef je apart toestemming voor de gratis RUNSO-startreeks, dan bewaar ik alleen je e-mailadres en (optioneel) voornaam in Mailchimp, en ontvang je daarnaast de startreeks en eventueel latere RUNSO-mails. Mailchimp kan daarbij technische aflever- en interactiegegevens registreren, zoals of afbeeldingen zijn geladen en op welke links is geklikt. Deze gegevens gebruik ik alleen om de e-mails te verbeteren; metingen van opens zijn technisch niet altijd exact. Zonder toestemming voor de RUNSO-mails bewaar ik je e-mailadres niet. Je toestemming is volledig vrijwillig en je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail.

3. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik gebruik jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van de coachingovereenkomst en het leveren van de coachingdiensten
• Het beoordelen of een coachingtraject passend en verantwoord is
• Communicatie over het traject en praktische zaken
• Facturatie en financiële administratie
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals bewaartermijnen)
• Het tonen van mijn werkwijze en resultaten, uitsluitend met jouw aparte en intrekbare toestemming
• Met jouw toestemming, het versturen van de RUNSO-startreeks en af en toe een bericht met tips en informatie
• Met jouw toestemming, de aflevering en het gebruik van RUNSO-mails analyseren en verbeteren

4. Op welke rechtsgrond verwerk ik jouw gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): voor het leveren van de coachingdiensten waarvoor je hebt ingetekend
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): voor onder andere de fiscale bewaarplicht
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): voor administratie en communicatie over het traject
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): waar specifiek gevraagd, bijvoorbeeld voor RUNSO-mails en de bijbehorende aflever- en interactiemeting, het delen van medische informatie met derden of het gebruik van beeldmateriaal voor marketing

Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens). In het intakeformulier en tijdens het traject verwerk ik ook gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Naast de hierboven genoemde grondslag uit artikel 6 verwerk ik deze gegevens uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Je geeft deze toestemming bij het invullen van het intakeformulier, en je kunt deze op elk moment intrekken. Zonder deze toestemming kan het traject niet starten of worden voortgezet.

5. Deel ik jouw gegevens met derden?

Ik verkoop jouw gegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor de uitvoering van de dienst, en alleen op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Typeform: voor het verwerken van het intakeformulier – verwerkt contact-, intake- en gezondheidsgegevens
• Vytal: voor de dagelijkse uitvoering van voedings- en trainingsafspraken – verwerkt contact- en trajectgegevens, waaronder eventuele voortgangsfoto's
• Mollie: voor het verwerken van betalingen en incasso's – verwerkt contact-, betaal- en incassogegevens
• Boekhoudsoftware / administratieservices: voor facturatie en belastingaangifte – verwerkt contact- en financiële gegevens
• Betaaldiensten / bank: voor financiële transacties – verwerkt contact- en financiële gegevens
• Hosting- en e-mailprovider: voor het draaien van de website, het opslaan van een herroepingsverzoek en het versturen van de bevestigingsmail – verwerkt de gegevens die je via de website of per e-mail aanlevert
• Mailchimp: met jouw toestemming, voor het versturen en verbeteren van de RUNSO-startreeks en nieuwsbrieven – verwerkt je e-mailadres, (optioneel) voornaam en technische aflever- en interactiegegevens, maar nooit de gegevens die je in de calculator invult

Deze partijen verwerken gegevens volgens hun eigen privacyverklaringen en zijn gebonden aan strikte afspraken over het beschermen van jouw gegevens.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER): Typeform en Mailchimp kunnen gegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken. Waar dat gebeurt, wordt gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit en/of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), conform hoofdstuk V van de AVG.

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Intake- en coachinggegevens: tot maximaal 2 jaar na afronding van het traject, zodat bij eventuele heraanmelding het dossier beschikbaar is
• Financiële gegevens (facturen, administratie): 7 jaar, zoals wettelijk verplicht
• Contactgegevens zonder traject: maximaal 6 maanden na laatste contact
• Beeld- en publicatiemateriaal: tot je je toestemming intrekt; daarna haal ik het zo snel mogelijk offline van alle kanalen die ik zelf beheer
• Herroepingsverzoeken: 7 jaar, samen met de bijbehorende factuur en creditering – ik moet kunnen aantonen dat je herroeping correct en op tijd is afgehandeld
• RUNSO-mailgegevens: tot je je afmeldt, of maximaal 2 jaar na je laatste inschrijving als je nooit hebt afgemeld

7. Hoe beveilig ik jouw gegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Toegang tot gegevens is beperkt tot uitsluitend mijzelf
• Digitale opslag met encryptie en sterke wachtwoorden
• Gebruik van veilige softwareoplossingen met verwerkersovereenkomsten
• Fysieke stukken worden veilig opgeborgen

Datalekken: bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens beoordeel ik direct of melding moet worden gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene, conform artikel 33 en 34 AVG.

8. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens ik van je verwerk
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: gegevens laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
• Beperking: de verwerking van je gegevens laten beperken
• Dataportabiliteit: je gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking
• Toestemming intrekken: als verwerking op basis van toestemming plaatsvond

Een verzoek kun je indienen via info@runso.nl. Om misbruik te voorkomen controleer ik of het verzoek echt van jou komt. Dat doe ik bij voorkeur via het e-mailadres of telefoonnummer dat al bij RUNSO bekend is. Alleen als er redelijke twijfel is over je identiteit, kan aanvullende verificatie nodig zijn. RUNSO vraagt niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. Ik reageer binnen een maand op je verzoek.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Minderjarigen

RUNSO Coaching werkt uitsluitend met volwassen cliënten van 18 jaar of ouder. Er worden geen coachingtrajecten aangegaan met minderjarigen, en er worden dan ook geen persoonsgegevens van minderjarigen verwerkt voor coachingdoeleinden.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

RUNSO Coaching neemt geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen of profilering. Alle inhoudelijke beoordelingen en beslissingen rond het traject worden door mij persoonlijk gemaakt.

11. Cookies en analytics

Deze website gebruikt momenteel geen Google Analytics, andere website-analytics, advertentiecookies of trackingcookies. Er verschijnt daarom geen cookiemelding. Alleen technisch noodzakelijke browserfuncties worden gebruikt om de website en formulieren correct te laten werken.

Als RUNSO in de toekomst privacyvriendelijke website-analyse toevoegt, wordt deze verklaring vooraf aangepast. Waar wettelijk vereist, wordt dan eerst om toestemming gevraagd.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen wordt dit actief gecommuniceerd naar lopende cliënten.