Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van RUNSO Coaching. RUNSO Coaching is een eenmanszaak gevestigd te Heerenveen en wordt uitgevoerd door Renzo Boersma. Renzo Boersma is tevens de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en het eerste aanspreekpunt voor alle privacy-gerelateerde vragen.

RUNSO Coaching houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Contactgegevens:

• RUNSO Coaching — Renzo Boersma
• E-mail: info@runso.nl
• KvK: 91127076
• BTW: NL004867908B18

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van de dienst die je afneemt, kan ik de volgende gegevens verwerken:

Contactgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Adres (alleen indien relevant voor facturatie)

Intakegegevens

• Informatie uit het intakeformulier over je hulpvraag, leefstijl, context en doelen
• Medische achtergrondinformatie voor zover je die zelf deelt en relevant is voor de coaching
• Persoonlijke situatie (werk, thuissituatie, stressbelasting)

Trajectgegevens

• Voortgang binnen het traject (via wekelijkse check-ins)
• Aantekeningen uit intake- en voortgangsgesprekken
• Persoonlijke afspraken en startprofiel

Financiële gegevens

• Factuurgegevens en betaalinformatie

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de coachingdiensten uit te kunnen voeren. Zonder deze gegevens kan het traject niet volledig worden geleverd.

3. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik gebruik jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van de coachingovereenkomst en het leveren van de coachingdiensten
• Het beoordelen of een coachingtraject passend en verantwoord is
• Communicatie over het traject en praktische zaken
• Facturatie en financiële administratie
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals bewaartermijnen)

4. Op welke rechtsgrond verwerk ik jouw gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): voor het leveren van de coachingdiensten waarvoor je hebt ingetekend
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): voor onder andere de fiscale bewaarplicht
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): voor administratie en communicatie over het traject
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): waar specifiek gevraagd, bijvoorbeeld bij het delen van medische informatie met derden of bij gebruik van beeldmateriaal voor marketing

5. Deel ik jouw gegevens met derden?

Ik verkoop jouw gegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor de uitvoering van de dienst, en alleen op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Typeform: voor het verwerken van het intakeformulier — verwerkt contact-, intake- en gezondheidsgegevens
• Vytal: voor de dagelijkse uitvoering van voedings- en trainingsafspraken — verwerkt contact- en trajectgegevens
• Boekhoudsoftware / administratieservices: voor facturatie en belastingaangifte — verwerkt contact- en financiële gegevens
• Betaaldiensten / bank: voor financiële transacties — verwerkt contact- en financiële gegevens

Deze partijen verwerken gegevens volgens hun eigen privacyverklaringen en zijn gebonden aan strikte afspraken over het beschermen van jouw gegevens.

Verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER): Typeform is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte wordt gewerkt met door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's), zodat een passend beschermingsniveau is gewaarborgd conform artikel 46 AVG.

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Intake- en coachinggegevens: tot maximaal 2 jaar na afronding van het traject, zodat bij eventuele heraanmelding het dossier beschikbaar is
• Financiële gegevens (facturen, administratie): 7 jaar, zoals wettelijk verplicht
• Contactgegevens zonder traject: maximaal 6 maanden na laatste contact

7. Hoe beveilig ik jouw gegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Toegang tot gegevens is beperkt tot uitsluitend mijzelf
• Digitale opslag met encryptie en sterke wachtwoorden
• Gebruik van veilige softwareoplossingen met verwerkersovereenkomsten
• Fysieke stukken worden veilig opgeborgen

Datalekken: bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens beoordeel ik direct of melding moet worden gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene, conform artikel 33 en 34 AVG.

8. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens ik van je verwerk
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: gegevens laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
• Beperking: de verwerking van je gegevens laten beperken
• Dataportabiliteit: je gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking
• Toestemming intrekken: als verwerking op basis van toestemming plaatsvond

Een verzoek kun je indienen via info@runso.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kan ik je vragen een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar — dit ter bescherming van jouw privacy. Ik reageer binnen 4 weken op je verzoek.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Minderjarigen

Wie jonger is dan 16 jaar mag alleen toestemming geven voor de verwerking van persoonsgegevens met instemming van een ouder of wettelijk voogd. RUNSO Coaching werkt in principe met volwassen cliënten. Mocht een verzoek toch een minderjarige betreffen, dan wordt eerst expliciet schriftelijke toestemming van een ouder of voogd verkregen voordat enige verwerking plaatsvindt.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

RUNSO Coaching neemt geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen of profilering. Alle inhoudelijke beoordelingen en beslissingen rond het traject worden door mij persoonlijk gemaakt.

11. Cookies

Deze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Er worden geen tracking cookies, advertentiecookies of analysecookies geplaatst zonder jouw expliciete toestemming.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen wordt dit actief gecommuniceerd naar lopende cliënten.